Elektronik Posta

BÖLÜM 3

ELEKTRONiK POSTA (e-posta, e-mail)

1. e-mail (e-posta) nedir ?

Bilgisayar ağlarının oluşturulma nedenlerinden biri, kişilerin, bir yerden diğerine (hızlı ve güvenli bir şekilde) elektronik ortamda mektup gönderme ve haberleşme isteğidir. e-posta (electronic mail, e-posta), bu amaçla kullanılan servislere verilen genel addır. Internet ve diğer ağlar üzerinde kullanılan pek çok e-posta sistemleri vardır. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, TCP/IP protokolü), IBM PROFS (Professional Office System), SNADS (SNA Distributed Systems), VaxMail bunlardan bazılarıdır. Son zamanlarda, farklı sistemler arasında e-posta gönderilmesini sağlamak için X.400 isminde bir mesajlaşma protokolü de bazı merkezlerde (özellikle Avrupa ve Kanada) kullanılmaktadır.

e-posta, başlangıçta sadece düz yazı mesajlar göndermek amacıyla geliştirilmişken, 1995’ li yıllardan sonra geliştirilen tekniklerle, e-posta içinde kompozit yapıların (resim, ses, video, html dokümanları, çalışabilir program vb.) kullanımı mümkün hale gelmiştir. Ancak, henüz tüm e-posta programları bu tip formatları desteklememektedir.

e-posta’ nın kullanım yerlerinden biri de, “e-posta tabanlı bilgi alma” servisleridir. “on-line” tarama yapmak yerine, bir e-posta mesajı içinde gerekli komutları vererek tarama yapmak ve sonuçları yine e-posta ile istemek bazı durumlarda çok kullanışlıdır. e-posta, üyelik tabanlı bilgi servislerinde de yaygın olarak kullanılan bir servistir.

2. e-posta adresi nedir ?

Birisine bir mektup gönderildiğine göre bu mektubun gideceği bir geçerli adres olmalı. Elektronik ortamda bu adres, “e-mail (e-posta) adresi” olarak adlandırılır. e-posta adresi, çoğunlukla, kişinin kullanıcı numarası ve kullandığı sistemin Internet/bitnet vb. adresinden oluşur. Dikkat edilirse adres, @ işareti ile ayrılmış iki kısımdan oluşur. İlk kısım kişinin kendi sistemindeki kullanıcı numarası; ikinci kısım ise, bulunduğu sistemin adresini belirtir. Bazı sistemler ilk kısımdaki kullanıcı numarası yerine başka isimlere de izin verir (aliasing). Bazı farklı ağlarda (Compuserve, UUCP gibi) daha değişik e-posta adresleme formatları vardır.

3. Adresini bildiğim birisine nasıl e-posta gönderirim ?

Bunun için öncelikle bir mail gönderme programına ihtiyacımız var. Sözgelimi, e-posta adresi falan@filan1.filan2.edu olan bir kişiye e-posta göndermek istiyoruz. Kullandığınız işletim sistemine bağlı olarak aşağıdakine benzer komutlar vererek mail ortamına geçebiliriz :

mail falan@filan1.filan2.edu

Bundan sonra, geriye sadece mailinizi göndermek kalıyor. Bu da kullandığınız mail programına göre değişiklik gösteren bir işlemdir. Günümüzde kullanılan e-posta programları, genellikle can sıkıcı yazı diyalogları yerine, hoş görünümlü grafik arabirimlerle e-posta kullanımını/gönderilmesini oldukça kolaylaştırmışlardır. Günümüzde kullanılan çoğu e-posta programları benzer kullanıcı arabirimleri ve kullanım kolaylıkları sunarlar.

4. e-posta programlarında görülen “From,To,Subject,Cc, Bcc, Forward To:” gibi kısaltmalar ne anlama gelir ?

Bütün bu ibareler, e-postanın baş kısmıda (header) yer alır ve gönderilen e-posta ile ilgili bir takım “gönderme bilgileri” ni içerir.

From: alanında, e-posta’ yı gönderen kişinin e-posta adresi (ve gerekli olmasa bile, Adı, Soyadı) yeralır.
To: alanında, e-posta’ yı göndereceğimiz kişilerin e-posta adresleri yer alır. Gönderilecek kişi sayısı 1’ den fazlaysa adresler aralara virgül konarak (bazı sistemlerde bir boşluk bırakılarak) yazılır.
Subject: alanına, e-posta içeriğine uygun çok kısa bir tanım yazılır. (Acil, toplantı duyurusu, Çok hastayım, Beni hemen ara vb. gibi)
Cc: alanına, e-postanın kopyasını başka bir kişiye ya da kişilere (genellikle, e-posta içeriği ile 2. dereceden ilgili kişiler olabilir) göndereceksek, onların adresleri yazılır. (Cc : Carbon Copy)
Bcc: Cc ile aynı. Yalnız, maili alan kişiler To: ve Cc: alanlarındaki bilgileri görebilmelerine karşın, Bcc: alanındaki bilgileri göremezler (Bcc: Blind Carbon Copy).

Bazen, size gelen bir iletiyi bir başkasına aynen iletmeniz gerekebilir. Bunu sağlayan mekanizma, mailin baş kısmında “Forward:” şeklinde görülür. Kullandığınız e-posta programları, standart olarak, bir maili başkasına “aynen gönderme” seçeneklerini size sunarlar. Elektronik postaların baş kısmında daha değişik alanlar da vardır.

Gönderilen her e-posta için, orijinal bir bir mesaj numarası üretilir. Her e-posta’ nın mesaj numarası (Message ID) diğerinden kesinlikle farklıdır. Message ID’ ler, özellikle, news feed’ lerinin iletimlerinde önemlidir.

5. Nickname nedir ?

Nickname (alias, Takma Ad), uzun ve karmaşık e-posta adresleri yerine sizin belirlediğiniz akılda kalan bir takım takma adlar tanımlamanıza verilen genel addır. Örnek olarak, gokcol@sariyer.cc.itu.edu.tr adresine karşılık olarak ‘Orhan’ diye bir nickname tanımlarsanız bundan böyle kullanıcı ismi yerine sadece “Orhan” yazabilirsiniz. Nickname tanımlama prosedürü kullanılan mail programının bir parçasıdır ve sistemden sisteme ufak değişiklikler gösterebilir. Ayrıca mail programına göre de değişir.

6. Signature (İmza) Nedir? Nasıl kullanılır ?

Signature (imza), gönderdiğimiz her e-postanın sonuna otomatik olarak konulan, içeriği önceden hazırlanmış dosyalardır. İmza dosyaları, kullanılan e-posta programının bir parçasıdır. Kullandığınız e-posta programının seçenekleri arasında (eğer destekliyorsa) imza hazırlama/otomatik olarak e-posta sonuna ekleme servisleri vardır. İmza dosyalarında, genellikle, kişinin adı-soyadı, e-mail adresi, (varsa) web adresi, posta adresi, telefon/faks numaraları bulunur. İmza dosyalarında, birtakım “veciz” sözlere de rastlanmaktadır. Bunlar da, kişinin ilgisine göre, bir şarkının nakaratı, bir ata sözü vb. olabilir. Bir e-posta ahlak kuralı olarak, eğer kullanıyorsanız, imza dosyalarınızı fazla uzun tutmamaya çalışın (En fazla 4-5 satır).

İmza desteği veren e-posta programlarına, Eudora, pine ve Pegasus Mail örnek olarak verilebilir.

7. Folder (Notebook) nedir ?

e-posta kullananların karşılaştıkları en büyük sorunlardan biri de farklı kişilerden gelen maillerin birbirine karışmadan organizasyonunu nasıl sağlayacaklarıdır. Kişilerden gelen mailleri farklı dosyalarda tutma ve indeksleme sistemleri modern e-posta programlarının ayrılmaz parçaları olmuşlardır. Bunu sağlayan yapılara “folder” (bazı sistemlerde “notebook”) adı verilir. Sözgelimi gokcol@sariyer.cc.itu.edu.tr ‘den gelen tüm mailleri Orhan_inc, bu kullanıcıya giden tüm mailleri ise Orhan_out isimli “folder” larda tutarsam bunların organizasyonunu daha rahat yapmış olurum. Bazı mail programları folder içinde başka folder-lar tanımlanmasına da müsaade edebilirler. Çok iyi folder desteği veren e-posta programlarına unix için pine, Mac ve Windows için Eudora, Windows için Pegasus Mail, ayrıca Netscape 2.x e-posta servisi örnek olarak verilebilir.

8. Attachment (eklenmiş dosya) nedir ?

Normal e-postalarla birlikte, eğer istenirse, bir dosya da bu postanın sonuna eklenerek gönderilebilir. Bu, genellikle, “eklenecek” dosyanın adının e-postanın baş kısmında “Attachment:” şeklindeki bir alana yazılmasıyla olur. Eklenen dosya düz yazı yanında resim, ses, program vb. içeren “binary” dosyalar da olabilir. Maili alan kişi, eğer kullandığı e-posta programı destekliyorsa, gönderilen dosyayı yerel diskine saklayabilir. Eklenmiş dosya kullanımı, mail programlarının bir özelliğidir. Standart bir şekilde hemen hemen tüm e-posta programları bu kullanımı desteklemektedir.

9. Bir BINARY dosyayı (program, sıkıştırılmış dosya vb.) e-mail ile nasıl gönderebilirim ?

Doğrudan gönderemezsiniz. Binary dosyalar pek çok standart olmayan karakterler (kontrol karakterleri) içerirler. Böyle dosyaları göndermenin yolu önce standart ASCII karakterleri kullanarak bir KODLAMA yapmaktır. Kodlama sonunda binary dosya sadece ascii karakterlerden oluşan, satır uzunluğu 64 karakter olan bir forma dönüşür. Artık bu dosyayı e-posta ile gönderebilirsiniz. Maili alan kişi bu kodlamanın tersini yaparak ascii dosyayı orijinal BINARY hale getirmelidir. Bu Binary-Ascii dönüşümünü yapan kodlama sistemine ENCODE ya da UUENCODE (Unix-to-Unix EnCode) denir. Ascii-Binary dönüşümünü yapan kodlama sistemine ise DECODE ya da UUDECODE adı verilir. UUENCODE/DECODE yapan programlar bütün sistemler için mevcuttur. Ayrıca a2.2/b2a, uue/uud, xxencode/xxdecode gibi programlar vardır.

Machintosh sistemleri için benzer binary-ascii dönüşümü yapan sistem BinHex’ tir. Son yıllarda geliştirilen yeni bir Internet mail standardı MIME (Multipurpose Internet Mail Extentions) mail programlarında gittikçe daha fazla kullanılmaya başlanmıştır. e-posta sistemlerinde genel gidiş, mümkün olduğu kadar farklı yapıdaki bilgileri (ses, resim, video, metin) e-posta ile göndermek ve bu tip verileri anlayan ve çözümleyen e-posta sistemleri/programları geliştirmek şeklinde olmaktadır. Ayrıca, gönderilen postaları şifreleme/deşifreleme sistemleri de artan oranlarda ilgi konusu olmaktadır. Netscape 2.0 sonrası sürümlerde bulunan e-posta servisi buna en güzel örnektir.

Binary dosyaların e-posta ile gönderilme yöntemlerinden bir tanesi de, ilgili dosyayı e-posta’ nın sonuna “attachment“ olarak eklemektir. Mail programları, ascii ya da binary dosyaların gönderilen postaya attach edilmesini artan oranlarda desteklemektedir. Böylece, postayı alan kişi, otomatik olarak, “attachment” olarak gelen dosyayı (eklenmiş dosya) da yerel diskine saklayabilmektedir.

10. Gönderilen e-posta yerine ulaşmadan geri dönerse

Öncelikle adresi kontrol edip mail göndermeye çalıştığınız yerin sistem sorumlusuna sorulmalıdır. Aşağıdaki bilgiler bir miktar yol gösterecektir.

e-posta gönderdiğiniz kişinin adresi yanlış yazılmıştır ya da o kişinin kullanıcı numarası iptal edilmiştir. Geri dönen e-postanın başında ‘No such local user’ , ‘user unknown’ gibi satırlar görülür. Bu durumda, önce adresi kontrol edilmeli. Eğer doğruysa demek ki e-posta gönderilen kişinin kullanıcı numarası kapanmıştır. Kullanıcı numarasını doğru ama @ işaretinden sonra gelen kısmı yanlış yazılmışsa alınacak hata mesajı ‘host unknown’ ya da benzeri bir şey olacaktır.
Kullandığınız DNS servisindeki bir hata yüzünden gönderdiğiniz adres çözümlenememişse, ‘host unknown’ mesajı ile mailiniz geri dönebilir. Bu, muhtemelen geçici bir hatadır. Gelen mailin başında bu durumda ilgili uyarıyı (‘host unknown’ ) görürsünüz. Bir müddet sonra yeniden gönderin. Uzun süre bu hata devam ediyorsa sorumlu kişileri arayıp problemi iletin ya da eğer yapabiliyorsanız başka bir Name server tanımlayın (SLIP/PPP türü kişisel bağlantılarda bu kolay).
SMTP servisi kötü performanslı hatlar yüzünden maili gönderememektedir ve size durumu açıklayan bir mail göndermiştir. Gelen mailin başında genellikle, mailin gönderilemediği ama önümüzdeki zamanlarda tekrar gönderilmeye çalışılacağı yazılıdır.

11. e-posta ne kadar güvenli?

Ne yazık ki, e-posta için tam güvenli diyemeyiz. e-posta bir yere ulaşırken pek çok domain’ den geçebilir ve buralarda bazı potansiyel ‘suç işlemeyi seven kişiler’ mailleri durdurup içeriğine bakabilir. Binlerce ağ arasında böyle kişiler her zaman vardır. Bu yüzden, gizli bilgiler içeren mailleri (kredi kartı numaraları, şifre vb.) e-posta ile göndermeyin.

İkinci olarak, mailiniz herhangi bir sebeple yerine ulaşamamışsa NORMAL OLARAK size geri dönmesi gerekir. Normal olarak dönmesi gereken dağıtılmayan mailler NORMAL OLMAYARAK bazen cyberspace’ in karanlıklarına gömülebilir.

Ayrıca, size gelen maillerin ‘From:’ kısmında gördüğünüz adres ve isim aslında o maili gönderen kişiye ait olmayabilir. Onunla uzaktan yakından ilgisi bile bulunmayabilir. Bazı mailer programları bu çeşit e-posta başlıklarını mail gönderen kişinin kolayca değiştirmesine olanak tanımaktadır.

Internet’ teki güvenlik problemleri, ticari kullanımının artmaya başladığı 1995’ lerden sonra ciddi olarak ele alınmaktadır. Bununla paralel olarak, yakın gelecekte, daha güvenli e-mail servislerinin olabileceğini umabiliriz.

12. e-posta gönderirken dikkat edilecek noktalar var mı?

e-posta, Internet servisleri arasında en yaygın kullanılanıdır. Kullanımda bazı noktalara dikkat etmek gerekir:

Adresler ve İsimler :

Eğer kullandığınız mail programı izin veriyorsa, kendi isminizin e-posta mesajınızın başında çıkmasını temin edin.
Gerçek isim ve gerçek e-posta adresi kullanın.
e-posta göndereceğiniz kişinin adını da, eğer kullandığınız mail programında böyle bir seçenek varsa, mutlaka yazın. Söz gelimi,
gokcol@sariyer.cc.itu.edu.tr yerine gokcol@sariyer.cc.itu.edu.tr (Orhan Gokcol)
şeklinde bir bilginin e-postanın başında çıkması daha tercih edilir. Böylece, eğer kullanıcı adını yanlış yazmışsanız, e-postanızın gittiği yerdeki postmaster, gerçek kullanıcı adından, e-postanın kime gönderildiğini anlayabilir.

Konu (Subject) Kullanımı:

Öncelikle gönderilen maillerin Subject (Konu) kısmını boş bırakmayıp doldurmak çok faydalıdır. Özellikle listelere gönderilen maillerde buna dikkat etmek gerekir. ‘Subject:’ alanına yazacaklarınız, mailinizin içeriğine uygun anahtar kelimeler ve kısa bir tanım olabilir.
e-posta’ nızın ne hakkında olduğunu belirten “konu” satırına mail ile alakasız şeyler yazmayın.
Size gelen postalara yanıt verirken, eğer gelen içerik dışında şeyler içeren bir cevap yazacaksanız (özellikle listelerden gelen e-postalarda bu çok önemli) cevap verdiğiniz mailin konu adında da gerekli eklemeler ya da düzeltmeler yapmayı unutmayın.

Mesajın Uzunluğu, İçeriği ve Formatı :

Mesajınızı, karşılıklı yazışmanın içeriğine uygun uzunlukta tutun. Gerekmedikçe, uzun e-postalar hazırlamayın. Konuşmadan farklı olarak, e-posta haberleşmelerinde yazı kullanıldığı için, özellikle listelere gönderilen iletilerde, içeriği çok kolay kaçırabilirsiniz. Bu da e-postanızın okunmasını zorlaştırır.
e-postanızın içeriğini, “Subject” (konu) alanına yazdıklarınız kapsamında tutun. Aynı e-postada başka bir konudan da bahsedecekseniz, bunu ikinci bir e-posta ile ayrıca verin.
e-postalarınızda, sadece büyük harf kullanmayın. Türkçe harfler yerine geçmek üzere, ç,ü,ö,ğ,ı gibi harfler yerine cümle ortalarında C,U,O,G,I vb. kullanmayın. Bu tip yaklaşımlar sadece okumayı zorlaştırmaktadır
e-postalarınızda mutlaka düzgün cümleler kurun. Sözcükleri tam yazın. Aksi halde, gönderdiğiniz e-posta kafa karıştırmaktan öteye gitmeyecek ve anlaşılmayacaktır. e-posta iletişiminin hızlı olması, yazarken çala-kalem ve dikkatsiz olmamızı gerektirmez.
Özellikle listelere, tartışma gruplarına o anki kızgınlığınızla oturup alel-acele yanıtlar göndermeyin (flame mails). Bu tip e-postalar, çoğunlukla, gönderildikten hemen sonra çok ters tepkilere yol açar ve genellikle gönderen de, “keşke göndermeseydim” der.
Mail programınız bazı formatlama seçenekleri sunabilir (yazıyı italik, koyu renk, renkli yapma, e-posta içinde animasyonlar, resimler, ses vb. kullanma gibi). Ancak, gelecekte bu değişecekse de, günümüzde kullanılan e-posta programlarının büyük bir çoğunluğu sadece düz yazıyı anlayabilmektedir. e-posta gönderdiğiniz kişinin kullandığı mail programının bu tip formatları desteklediğinden emin olmadan bu tip özel formatlı mesajlar göndermeyin.
e-postalarınızda kredi kartınızın numarası gibi bazı özel bilgileri yazarken dikkatli olun. Unutmayın ki, e-posta hala çok güvenli değil. Birisi, e-postanızın içine bakabilir ve bazıları için geçerli kredi kartı numaraları, bankadaki para gibidir. Kötü sürprizlerle karşılaşabilirsiniz.

Yanıtlar :

Size gelen mesajlara yanıt yazarken, orijinal mesajdan gerektiği kadarını da cevabınıza ekleyin. e-posta gönderen kişi, yazdığı birçok mesaj arasında içeriği kolayca hatırlayamıyor olabilir. Özellikle yanıtlarınızı gelen mesajın ilgili yerlerinin hemen altına yazarsanız içeriği de tutturmuş olursunuz. Günümüzde kullanılan hemen hemen tüm e-posta programları, cevaplarda orijinal mesajın da e-postanın sonuna otomatik olarak getirilmesine olanak tanırlar.
e-postanıza, orijinal mesajdan MÜMKÜN OLDUĞUNCA AZ VE GEREKTIĞI KADAR ekleme yapın. Unutmayın ki, aynı mesaja yanıt veren tüm kişiler orijinal mesajı silmeden olduğu gibi kendi e-postalarına eklerlerse, 5-6 tekrar sonra durum oldukça can sıkıcı olmaya başlar. Hiç kimse, 100 satırlık bir orijinal mesajı e-postasına ekleyip sonuna da 2 kelimelik, “Aynı fikirdeyim” şeklinde bir mesajı görmek istemez. Bu konuda çok dikkatli olmak lazım.
Mesajınızı nereye gönderdiğinize dikkat edin. Aynı listeye üye bir arkadaşınızın mailini alınca ona “özel” yazdığınız bir mesajı çok kolayca “yanlışlıkla” doğrudan listeye gönderebilirsiniz. Listelere gönderilen “özel mesajlar” liste üyelerince (haklı olarak) pek hoş karşılanmaz.

İmza Kullanımı :

Her zaman , “imza” kullanmaya özen gösterin. İmza dosyalarınızda, İsminiz ve e-posta adresiniz dışında size ulaşmak için diğer alternatif yolları (web sayfası adresi, telefon fax gibi) da verebilirsiniz. Bazı durumlarda, e-postalar “gateway” ler arasından geçerken mailinizin başlığındaki size ait bilgiler eklenmeyebilir ve maili alan kişinin, maili gönderen kişi hakkındaki tek bilgisi mail sonunda kullandığınız imza bilgileri ile olabilir.
İmzalarınızı “mümkün olduğunca kısa” tutun. 4 ila 7 satır arası normal uzunluk kabul edilir. Çok uzun imzalar, özellikle liste ve haber gruplarına gönderilen mesajlarda, çok tepki çeker.
İmza alanlarında, kişisel bilgiler yanında bazı “fazladan” satırlar da kullanılabilir. Buralara, genellikle, atasözleri, özlü ibareler, şarkı nakaratı, bir şiirden alıntı, değişik konularda mesajlar vb. yazılır. Öncelikle bunlar çok uzun olmamalı. 5,000 kelimelik bir metni kimse bir e-postanın arkasında imza olarak görmek istemez. Bunun yanında, mailinizi okuyanlar için “tahrik edici” olabilecek mesajlar, yaşadığınız yere has ve başka yerlerde hiçbir anlamı olmayan bazı ibareler vb. gibi mesajları imzalarınızda kullanmamaya özen gösterin.
Mail programınız destekliyorsa, birden fazla imza dosyası oluşturup, değişken bir şekilde farklı ortamlar için farklı imzaların kullanılması bazı sorunlarınızı çözebilir.

Genel : Elektronik posta, diğer insanlarla haberleşme ve bilgi alma amacıyla kullanılır. Bu yüzden, insanlarla olan diğer ilişkilerde olduğu gibi, e-posta ile iletişimde de bazı noktaları akılda tutmakta fayda var.

Birisine, ya da bir gruba/listeye bir konu hakkında soru sorduğunuzda “lütfen” demeyi unutmayın. Sizin için birisi yanıt yazmış, sorununuzla ilgilenip çareler üretmeye çalışmışsa, bir mail ile ilgili kişiye “teşekkür ederim” demeniz herhalde sizi yaralamaz. Günlük yaşamlarında son derece nazik olan pek çok insan, elektronik haberleşme ortamlarında bambaşka oluveriyorlar. Oysa, ortamlar farklı da olsa, hem gerçek hayatta hem de elektronik haberleşme yaparken ilişkide bulunduklarımız “insan”.
Sorularınıza hemen cevap beklemeyin. Mailinizi gönderdikten 10 dak. sonra bir yanıt alamayıp “kimsenin sizi önemsemediğini” düşünmeyin. İnsanlara biraz zaman tanıyın.
Eğer mail ile bir soru soruyorsanız, çok açık ve sade bir biçimde sorununuzu tanıtın. Gerekli tüm bilgileri verin. Söz gelimi, “Netscape programım çalışmıyor, neden?” şeklinde bir sorunun anlamsızlığını bir düşünün.
Elektronik posta, insanlarla iletişim amacını taşır. Bir mail yazdığınızda göndermeden önce bir kere okuyun ve kendi kendinize “ben bu maili alsaydım ne yapardım, reaksiyonum ne olurdu?” diye sorun. Unutmayın ki, yazdığınız bir cümle öyle kalmak zorunda değil. Göndermeden önce değiştirebilir, anlamını daha iyi pekiştirebilirsiniz. Yazılı anlatımım sözlü anlatıma karşı bu üstünlüğünü kullanın.

Diğer :

Hayatınızda hiç görmediğiniz kişilere mail yazarken kullanılan hitaplarda anlatımda vb. dikkatli olmak lazım. Bu da bir e-posta ahlakıdır.
e-postanızı her gün kontrol edin ve postalarınızı, limitinizi aşacak kadar sistemde tutmayın
Gereksiz mesajları okuyunca silin, çünkü e-posta kutusunda durması, sisteme gereksiz disk alanı harcatacaktır.
e-posta kutunuzda duran mesajları, minimum sayıda tutun.
İleride başvurmak için saklayacağınız mesajları, kendi disk bölgenize, ya da sistem dışına (kendi PC’ nize vb.) aktarın.
Hiç bir zaman e-postanızın, sadece siz ve gönderdiğiniz kişi tarafından okuyabileceğini zannetmeyin, telefonda söyleyemeyeceğiniz şeyleri, e-posta ile de göndermeyin.
Başkalarının eline geçince, sizi zor durumda bırakabilecek bilgileri e-posta ile göndermeyin.
e-postanızı uzun sure okuyamacağınız durumlarda, üye olduğunuz listelerden kaydınızı sildirin, çünkü bunların çoğu çok sayıda mesajlarla posta kutunuzu dolduracaktır.
Başkalarını rahatsız edecek, tehdit, küfür, eşek şakası işleri için de e-postayı kullanmayın.
İçeriğini anlamadığınız, nereden geldiği belli olamayan mesajları, acilen silin.
Disk alanındaki dosyaları bilmek ve bunlarla ilgilenmek te kullanıcının sorumluluğundadır.
Dosyaları, özellikle başka yerlerden getirdiğiniz dosyaları, virüs taramasından geçirmeden çalıştırmayın.

13. Diğer servisler üzerinden e-posta kullanımı

Salt e-posta programları kullanarak gönderme yanında e-posta, değişik Internet servislerinin bir parçası olarak bunların içine yerleştirilebilmektedir. Web ve Gopher içinden e-posta ve news programları içinden e-posta kullanımları buna en güzel örneklerdir. Web içinde, e-posta adreslerine linkler konulabilmektedir. Özellikle, bir kişiye ait “Web Sayfası“ nı ziyaret ettiğinizde oradan ayrılmadan ve ayrı bir mail programı kullanmadan ona bir e-posta mesajı bırakabilirsiniz. Ya da, Web üzerinden eriştiğiniz bilgileri o ortamdan çıkmadan başka bir kullanıcıya e-posta ile gönderebilirsiniz. Ayrıca, usenet haberlerinin okunmasını sağlayan “news reader” programları da okunan bir habere cevap yazılmasını sağlayacak kendi içinde (built-in) e-posta gönderme sistemine sahiptir.

14. POP3 nedir? Ne gibi avantajlar sağlar?

Pek çok e-posta sistemlerinde SMTP yanında ikinci bir servis daha vardır : POP (Post Office Protocol). POP servisi genelde iki şekilde kullanılır.

Standart SMTP, size bir mail gönderildiğinde bu maili, gideceği yere ulaşana dek yönlendirerek iletir (routing). Eğer mailin son varış noktasına ulaşılamıyorsa (bağlantı kopukluğu) SMTP daha sonraki bir zamanda (1 saat sonra vb.) aynı maili tekrar göndermeye çalışır. Eğer uzunca bir süre sonra mail hala gönderilememişse size bir hata maili ile birlikte mailinizi geri gönderir. Bunun önune geçmek için kullanılan sisteme POP (ya da şu anki haliyle POP3) adı verilir. POP3 servisi bir posta kutusu vazifesi görür ve gelen maillerin gideceği yere aktarılması yerine bu kutuda tutulmasına olanak tanır. Daha sonra, kullanıcı bu POP servisine bağlanıp kendi maillerini kendi sistemine aktarır.
İkinci kullanım, mantık olarak yukarıdaki ile aynı olmasına rağmen işlevsel olarak farklıdır. Bu Internet- kişisel bağlantılarında karşımıza çıkar. Evden, işyerinden yapılan SLIP/PPP türü bağlantılarda size gelen mailleri almak ve okumak için POP3’ ü destekleyen e-posta programlarının (Eudora, Netscape mail gibi,) kullanılması çok büyük avantajlar sağlar. Bu şekilde, makinanızı açmadan posta kutunuzdaki tüm mailleri kısa surede alır; sonra bağlantıyı kapatır ve maillerinizi okursunuz (off reader). İsterseniz cevaplar yazar, daha sonra tekrar slip/ppp bağlanarak maillerinizi SMTP servisiniz üzerinden gönderebilirsiniz. Böyle bir kullanım size çok büyük zaman kazandırır.

15. e-posta içinde Türkçe karakter kullanımı

Türkçe’ de, her dilde olmayan bazı özel karakterler var (noktalı C, noktalı O vb. harfleri gibi). Türkçe karakterleri mail yazışmalarınızda kullanırken bunu okuyacak kişilerin klavyelerinin ve sistemlerinin bu karakterleri anlamayabileceğini göz önüne almalısınız. Hatta bu özel karakterler karşı sistemde kontrol karakteri olarak algılanabilmekte ve bu da zaman zaman kotu sonuçlar doğurabilmektedir. Bu yüzden e-posta yazışmalarında standart İngilizce klavyedeki harflerin kullanılması şu an için bir zorunluluktur. Her şey bir yana, Türkçe karakterlerle dolu mail, okuyan kişinin ekranında çivi yazısı gibi olacak ve okunamayacaktır. Bu yüzden, özellikle listelere ve yurt dışındaki adreslere gönderilen maillerde Türkçe karakterler kullanmaktan kaçınmalısınız. Bunun Türkçe’ yi sevmekle/sevmemekle bir ilgisi yok. Bir unicode sistemi tam standartlaşıp oturmadan ve sistemlerde yaygınca desteklenmeden bunu yapmak yarardan çok zarar verebiliyor. Ancak, maili gönderdiğiniz kişinin e-posta programının gönderdiğiniz iletideki Türkçe karakterleri görüntüleyebileceğinden %100 eminseniz, kullanmanızda bir sakınca yok.

16. e-posta ile gelen iletilerden sistemime virüs bulaşır mı?

Bu soruya günümüzde kolayca “hayır” demek ne yazık ki tam mümkün değil. e-posta programları ve protokoller çok gelişti. Ama gene de, e-mail ile virüs bulaşmasının çok çok zor olduğunu söyleyebiliriz. Öncelikle,

Sadece düz yazı içeren bir e-postayı okumakla sisteminize virüs bulaşmaz.
Eğer aldığınız e-posta ile birlikte bir “attachment (eklenmiş dosya)” varsa (eklenmiş dosya, herhangi bir çalıştırılabilir (executible) dosya olabilir), mailinizi okuyup gelen dosyayı diskinize saklamakla “o dosya virüslü dahi olsa” yine virüs bulaşmaz. Tabii, eklenmiş dosyayı çalıştırırsanız ve o dosya da virüslü ise, sisteminize virüs bulaşabilir
Yıllar içinde gelişen mail programları bazı özel tekniklerle, mail içine “doğrudan çalıştırılabilir kod” ekleme olanağı vermektedir. Daha çok yeni olan bu kullanım, tüm potansiyel virüs saldırılarına açıktır. Dolayısıyla, size gelen bir maili okumadan önce, “konusuna” ve “kimden gönderildiğine” ayrıca “uzunluğuna” bakıp ona göre bir karar verebilirsiniz. Kullandığınız mail programı, maili okumak için açtığınız anda aslında bir program olan ilgili kod çalışmaya başlayabilir.

17. istenmeyen kişilerden gelen e-posta iletileri filtrelenebilir mi ?

Evet, bu yapılabilir. Bazı e-posta programları (Pegasus Mail, Eudora Pro, E-Mail Connect gibi) oldukça esnek filtreleme mekanizmalarına sahiptirler. Size gelen e-posta iletilerinin baş kısmındaki (header) bazı bilgilerden (Subject, From, To, Cc bilgileri gibi) yola çıkarak, filtreleme yapabilirsiniz. Filtreleme 2 aşamalıdır:

Filtrelenecek mesajın tanınması (genellikle header bilgilerinden yararlanılarak)
Bu mesaj ile ilgili ne gibi bir işlem yapılacağının verilmesi (bunlar genellikle; mesajı silmek, geri iade etmek, bir başkasına aynen iletmek, özel bir dizine kopyalamak vb. şeklinde olabilmektedir)

18. “Return Receipt” ve “Acknowledgement” nedir?

Bazı e-posta sistemleri, birine gönderdiğiniz bir mesaj yerine ulaştığında, size kısa bir “gönderildi” mesajı yollayabilir. Böylece siz de, mesajınızın yerine ulaşıp ulaşmadığını anlamış olursunuz. Eğer kullandığınız e-posta programının böyle bir yeteneği varsa, ilgili seçeneği değiştirerek, gönderdiğiniz mailler için “return receipt” (ya da acknowledgement) -alındı/gönderildi- mesajının size iletiilmesini sağlayabilirsiniz.

19. Dünya Üzerinde Bedava e-posta servisi veren siteler

Başta söylendiği gibi, e-posta kullanmak için (daha doğrusu size e-posta gönderilebilmesi için) bir e-posta adresinizin olması lazım. Internet servis sağlayıcılarının hepsi de, servis verdikleri kişilere e-posta servisi veriyorlar. Ancak, eğer isterseniz, kendinize bedava yeni e-posta adresleri alabilirsiniz!! Bir ömür boyu size BEDAVA E-POSTA adresi vermeyi taahhüt eden siteler ortaya çıkmaya başladı. Özellikle bir ISS’ den servis alıyorsanız, sözleşmeniz bittiğinde hesabınız (e-posta hesabı da) iptal oluyor. Başka bir ISS ile çalışmak istemeniz durumunda da aynı şey söz konusu. Bedava e-posta servisi veren siteler ise, bu sakıncaları ortadan kaldırabilir. Ancak, bu sitelerin geçmişleri çok yeni ve 1996 ortalarından itibaren ortaya çıktılar. Şu an ömür boyu servis taahhüdü yapıyorlar ama hala insanın kafasında bazı soru işaretleri kalabiliyor. Web erişimi olan herhangi bir bilgisayar ile e-postalarınızı okuyabiliyorsunuz. Bu siteler, reklam gelirleri ile para kazandıklarını söylüyorlar ve tam gizlilik garantisi veriyorlar (?). Özellikle ABD’ de bu tip servislerin kullanım sıklıkları artmakta. Şu an sayıları az. Aşağıda bu servislerin bir listesini bulacaksınız. İlgili web sitesine bağlanıldığında gerekli açıklamalar ve yardım ekranları geliyor. Hepsinde de, kendinize bir kullanıcı adı (username) ve şifre (password) seçiyorsunuz. (Genellikle) Web erişimi ile e-postalarınızı okuyabiliyorsunuz.